「5S」という言葉をご存じですか?
どこかで見たり聞いたりしたことのある方は、「きれいにすること」「掃除をすること」「片づけること」そんな印象をお持ちかもしれません。
しかし実際は、「5S」は単なる清掃活動ではありません。
今回はそんな「5S」について、また「5S」を始めるにあたっての最初のステップをご紹介します。

5Sとは?

「5S」とは、職場環境を整えるため実施する5つの要素である「整理・整頓・清掃・清潔・躾」の頭文字の「S」を取ったものです。

このように5つの実施要素を並べてみると、「やっぱり片づけるってことね?」と思われるかもしれません。しかし、「5S」活動が単なる片付けとは異なる点は、5つの要素を計画的に、そして組織的に徹底して行っていくということです。

なぜ5Sが必要なの?もたらす効果とは

それではなぜ「5S」が必要なのでしょうか?
「5S」を始めると、職場のたくさんの「ムダ」が排除されていきます。
では、それに伴う効果について見ていきましょう。

①年間150時間!?探す時間・尋ねる時間の排除

業務を行う中で、書類や備品の探し物をする時間、また久しぶりに行う業務でのマニュアル探しなどの時間がムダであるのは明白ですね。
ましてや、一人で探しきれずに、周囲を巻き込み、「尋ねるムダ、尋ねられるムダ」を発生させたことはありませんか?

私は以前探し物をしていた際に、同僚から「探しものをしている時間が、人生の中で一番ムダな時間ですよ、」と言われてしまったことがあります。
文具メーカーのコクヨが実施した調査によると、ビジネスパーソンが書類を探している時間は年間で80時間、そして探し物全体では年間150時間にもなるそうです。
150時間も探し物をしているなんて…。想像するだけで、何だか疲れてきますね。

一回一回立ち止まり、「探す」や「尋ねる」を繰り返していては、なかなか仕事が捗りません。
また、「次回は忘れないようにするぞ」という決意が、役に立たなかったという経験はありませんか?
その意志は大切ですが、もっと重要なのは「探す時間や尋ねる時間をなくす」仕組み作りです。

「5S」活動では、整理整頓のプロセスを通し、「探す時間」をはじめとする、あらゆる「ムダ」を徹底的に排除していきます。
ムダがなくなることは、効率的な業務につながります。
効率的な業務が行えるようになることで、残業時間の削減にもつながり、ワーク・ライフ・バランスの推進にもなりますね。

②整然とした職場で気分よく仕事できる!

みなさんは「割れ窓理論」という言葉を聞いたことがありますか?

一枚の割れた窓ガラスを放置しておくと、誰も注意を払っていないという象徴となり、さらに割られるガラスが増えていき、環境が悪化していくことを言うそうです。
私はこの理論を聞いたときに、ふとゴミ屋敷が思い浮かびました。
きっと、初めはごみを1個2個放置しただけだったのでしょう。でもその積み重ねの結果が、大きな荒廃へとつながったのだと思います。その過程で住人の心境も、どんどん麻痺していったのではないでしょうか。

ゴミ屋敷は極端な例としても、書類が山積みのデスク、物が散乱している職場では、必要な物を必要な時にすぐに見つけることができません。
そんな状況からは、「急ぎの顧客要求に対応できない」→「顧客と信頼関係を結べない」→「受注機会を逃す」→「売上が増えない」→「上司に叱責される」…という負のループが見えてきませんか。
負の連鎖の中にあっては、モチベーションの向上も難しくなります。

「5S」活動を通じての効果として、職場の見た目がきれいになることもあります。
徹底した活動を通して、職場がきれいで整然とした空間になる、そんな中で業務を行う気分の良さを想像してみてください。
仕事に対するモチベーションも上がりそうですね。
また整然を逸脱したときの気持ち悪さや違和感、こういった感覚も研ぎ澄ましていきたいですね。

取り掛かりは「整理」「整頓」!進めるための4つのステップ


では実際には、何から手をつければいいのでしょうか?
「5S」活動では、取り組む順番にも意味があります。まずは「整理」、そして次に「整頓」です。

「整理」必要な物と不要な物を分別して、不要な物を処分すること。
「整頓」必要な物を使いやすい場所に配置すること。

整理をしていないうちに整頓をしようとすると、不要なものをわざわざ整頓するというムダが発生してしまいます。
それでは次の4つのステップで、「整理」「整頓」を始めてみましょう。

①現状を把握する

まずは、最初に行うことは、現状の把握です。
皆さんはキャビネットやロッカー等、毎日使っている各収納アイテムに何が入っているか、把握できていますか?
試しにキャビネットに入っているものを、すべて書き出し、リストにしてみましょう。
毎日出し入れしているはず、見慣れているはずのキャビネット内なのに、何に使うのか不明なもの、なぜここに入っているのか経緯がわからないものもあるかもしれません。
また、こんなものも入っていたのか…!と驚くようなものと遭遇するかも…!?
とにかくすべて書き出してみましょう。

②それが本当に必要か、見極めする

次に、リストの全てを「必要・不要」に分けてみましょう。
必要な場合には、その理由も書いてください。「いつか使うかも…」と永遠に来ない未来のために、ストックしているものはありませんか?
「必要な理由」を考えることで、本当に必要なのかを見極めることができます。
そして不要なものは、捨てる勇気を持って処分しましょう。

③保管の基準を作る

必要と判断した書類、その書類の保管の期限は決まっていますか?古いものまで残っていませんか?本当にそれは必要でしょうか。
ファイルにまだ綴れるからといって、保管期間を決めていないと、気づけばファイルがぱんぱんに膨れているという状況にもなりかねません。
書類なら保管期間、また備品は在庫の数をあらかじめ決めておきましょう。

④定位置を決める

必要と判断したものを配置する場所を決めましょう。
配置する際に大切なことは、いつでも誰でも容易に見分けられること、そして必要な時にすぐに取り出せることです。
使った後は、決まった場所に戻すルールを徹底しましょう。

まとめ:困った時にはプロに相談するのも一つの手!


ここまで「5S」活動を行う上での、最初のステップをご紹介してきました。
ムダをなくすことでの、生産性の向上をイメージしていただけたでしょうか。

「5S」活動は、職場のだれか一人が行うものではありません。
「5S」を行うことの意味や、目標を社員全員で共有して、組織的に取り組んでいくことが大切です。
ひょっとすると、伝統的・習慣的にやっているムダもあるかもしれません。

客観的に自社の状況を診断してみるのも、生産性向上の一歩になるかもしれませんね。

当社では、「5S」活動を含めたワーク・ライフ・バランスや業務の効率化等に関するご相談を受け付けています。
企業それぞれの悩みをお聞きし、貴社の目的や目標に沿ったプランをご提案します。
ぜひ一緒に職場環境の改善をしていきませんか。

課題が明確になっている場合はもちろん、「何から始めれば…今後どのように進めたらいいのだろう…」という場合にも、ぜひ一度、お気軽にお問い合わせください。


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