社内のコミュニケーション不足が原因で、業務が上手く進まなかったことや、トラブルに発展したことはありませんか?業務を進める上で、社員同士の円滑なコミュニケーションは非常に重要です。
2020年にProFuture株式会社/HR総研が実施した「社内コミュニケーション」に関するアンケートでは、「社内コミュニケーション不足が業務の障害になるか」という質問に対し、95%が「大いにそう思う」「ややそう思う」と回答しています。


また、「業務の障害になると思う」と回答した回答者のうち、「社内コミュニケーション不足による業務障害の内容」としては以下の内容が挙げられています。


出典:「社内コミュニケーションに関するアンケート調査」ProFuture株式会社/HR総研
(https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=255)

社内コミュニケーション不足による業務障害の内容として、上位に「部門間・事業所間の連携」が73%、次いで「迅速な情報共有」が66%となっています。部門間・事業所間は距離が離れており、業務依頼や確認にも時間が掛かってしまいますよね。また、情報共有については、例えば業務のノウハウが周知されておらず、一からやり方を覚えた、外部から連絡を受けたが担当者が外出中で誰も対応できなかった、ということはありませんか?
このように、社内コミュニケーション不足が原因で業務に対するモチベーションの低下、情報共有が図れない、離職率の上昇等の恐れがあります。
そのため、業務を進めるうえで、社員同士の円滑なコミュニケーションは非常に重要になるのです。

社内のコミュニケーション不足の原因とは?


コミュニケーションの重要性について説明しましたが、それでは、なぜ社内のコミュニケーションが不足してしまうのでしょうか。主な原因についてご紹介していきます。

1.コミュニケーションを取りやすい環境が整っていない

皆さんの会社のレイアウトは、所属している部署ごとで固まっている、パーテーションで仕切られていて動線が悪い等、コミュニケーションが取りにくい環境になっていませんか?
そのような環境では、所属部署以外の人と話す機会が少なかったり、パーテーションで相手の顔が見えず気軽に相談ができないことで、コミュニケーションを取ることに消極的になり、社内の情報共有等がうまくいかなくなりますよね。そうすると業務が円滑に回らず、更に話す機会が減るという負のスパイラルに陥ってしまいます。

2.テレワーク制度で直接会う機会が少なくなった

昨今、新型コロナウイルス感染症の影響でテレワーク制度が導入された、という企業も多いのではないでしょうか。会社以外の場所で仕事ができることは良い点ですが、実際にテレワークで業務を行うと「顔が見えないから、どう考えているのか分からない」「相手がどういう状況か分からないから、報告・連絡・相談がしづらい」という悩みも多く聞かれます。

3.お互いの業務に無関心である

1.でも触れましたが、自分が担当している業務に関わる社員以外と話さない、他人の業務に興味・関心がないということはありませんか?
業務依頼を受けた際、相手に関心が無ければ、依頼の意図や求められている成果を理解しようとはしませんよね。そうすると、依頼側の意図とは違う成果や仕事の仕方をしてしまい、やり直しが何度も発生してしまいます。
そうなった時、依頼側はどう感じるでしょうか。「この人は細かい指示が必要で時間が掛かってしまう。今後はもう依頼しないことにしよう」となってしまうかもしれません。

4.メンター制度(※)がない・機能していない

新入社員・中途社員をせっかく採用したのにすぐに辞めてしまった、ということはありませんか?不明点・疑問点があっても忙しそうで話しかけにくい、相談したいことがあるけど誰に声を掛けていいか分からない等の悩みは、新入社員はもちろん、中途社員からも多く聞かれます。
また、メンター制度があったとしても、うまく機能していなければ意味がありません。新入社員が入ってきた際に先輩社員が会社や業務内容を教える制度が整っていれば、先輩社員とコミュニケーションを取りながら安心して仕事ができますよね。

※メンター制度…新入社員等経験の浅い社員を業務・精神的な面でサポートをするために、専任者を設ける制度のこと

【実例紹介】コミュニケーション活性化に繋がった当社の取組み4選

ここまで、コミュニケーション不足の原因についてご説明しました。では、コミュニケーション不足の原因をどうやって解消したらよいでしょうか。
ここでは、実際にコミュニケーションの活性化に繋がった当社の取組みについて、いくつかご紹介します。

1.働き方の改革に!オフィス環境の見直し


当社では、働き方改革の一環として、いつ・どんな場所でも仕事ができるよう、コンパクト事業所を目指し、オフィス環境の見直しを実施しました。フリーアドレス制度(社員が自分の席を持たず、自由に業務を行う席を選択できる制度)を導入したことにより、日々違う社員と顔を合わせることができ、コミュニケーションの幅が広がりました
これまで話す機会の少なかった社員と話すことで別の視点での意見が生まれたり、同じ業務を行う社員と近くに座ることで業務の効率を上げやすくなりました。

2.コミュニケーションの活性化・効率化!オンラインツールの活用

当社では、オンラインツールを導入し、社内チャットやオンラインでの会議を実施しています。社内チャットはメールよりも手軽にやり取りができるため、ちょっとしたことを確認したいといった場合に、手間を取らずに連絡することが可能になりました。
また、オンライン会議ではいつでも・どこでも会議ができるため、別の事業所やテレワークをしている社員ともコミュニケーションが活発になりました。オンラインツールの活用により離れている社員とも情報共有がスムーズになり、生産性も向上しました。

3.協働意識を高める!サンクス・グッジョブカードの導入


当社でも、「担当外の業務に対する関心が薄い」ことが課題であったため、周囲に関心を持つきっかけとして、サンクスカード・グッジョブカードを導入しました。導入したことで、「○○さんは△△について頑張っている、こんなことができる」ということが目で見てわかるようになりました。これにより、周りの社員や業務に関心が持て協働意識が高まったり、評価されることにより成功体験を積むことができたりと、モチベーションアップにも繋がりました。
また、「普段言いにくい、ちょっとしたことでも伝えられてよかった」「他の社員のカードを見て、真似してみようと思った」という声が社員から挙がりました。

4.社員間の繋がり強化!メンター制度の導入


当社では、新入社員には、先輩社員がメンターとなり、仕事に対する姿勢や日々の業務に対するアドバイスや指導を行い、時に厳しく・時に優しくサポートしています。メンター制度のおかげで、新入社員の不安が解消され定着率がアップし、さらにメンターを通して他の社員との交流にも繋がります。また、メンター自身の管理能力の向上も期待できます。
新入社員からは「初めはすごく不安だったが、メンターがいたおかげで頑張ることができた」「メンターの仕事に対する姿勢が非常に勉強になった」という声が挙がりました。

まとめ:社内コミュニケーションで業務を円滑に

社内コミュニケーションが活性化されると、業務に対するモチベーションアップや社員定着率の向上などに繋がることがご理解いただけたでしょうか。
働き方が変わっていく中で、新しいコミュニケーション方法を導入し、会社全体のコミュニケーションを円滑にしていきましょう!
当社ではワーク・ライフ・バランスに関する導入支援を実施していますので、コミュニケーションに関するツールの導入や制度の導入方法の検討等、お気軽にお問い合わせください。