・気付いたら今日もまた定時を過ぎている…
・抱えている仕事が多過ぎてなかなか終わらない!
・今やらなければいけない仕事ってなんだっけ?

と、効率的に仕事を進めることができず、つい残業が続いている…ということはありませんか?
そのお悩み、「ちょっとの工夫」で解決の糸口が見つけられるかもしれません。この記事では、仕事を効率化させるコツの他、私自身や当社が実践している工夫をご紹介します!
ぜひ、業務効率化の参考にしてみてください。


仕事がなかなか終わらない…!効率化のためのコツとは

「コツ」と言われても、どんなものかイメージができず、実践するのが難しいと感じるかもしれません。
しかし、効率化のためのコツは「新しく何かを始める」等の難しいものではなく、「自分が仕事を行う上で日々守っていくちょっとした約束事、工夫でよいのです。このちょっとした約束事を決めることで、業務の効率や質の向上に繋がることもあります。
まずは、約束事を決めるメリットを理解し、自身の業務でどのような工夫ができそうか考えてみましょう。

定位置管理でやり直しや探し物の無駄を減らすことができる

オウケイウェイヴ総研が2019年に実施した「社内業務」に関する調査によると、“一般的なビジネスパーソンが書類を捜すのに費やすのは年間150時間”になるそうです。この探し物をする時間を減らすことができれば、その時間を業務にあてることができます。

例えば、お家の中で食材は冷蔵庫、歯ブラシは洗面台、靴は玄関等、ものの置き場所が決まっていますよね。仕事も同じくこれは常に○○の場所に置く、という定位置というルールがあれば、探し物をする時間が減らせます。

また、仕事に取り組む手順も決まっていると、やり直しを減らすことができます。手順が曖昧なままで進めるよりも、より短時間で行うことができるのです。

出典:オウケイウェイヴ総研

ルールを決めることで業務を効率よく進めることができる

仕事を行う上での決まり事が全くない人は、まず何からやるべきか考えるところからスタートします。しかし、自分の中で決まり事がある人は、その決まり事に従って取り組めばよいため、すぐに業務に取り掛かることができます。
決まり事がない人が考えている間に、決まり事がある人は業務を進めることができるのです。考える時間が減ることで限られた業務時間を最大限に使うことができ、仕事が終わらないという負のループから脱出することができます。

目指せ効率化!実際に私が行っている4つの工夫点

前段では、効率化のためのコツについてご説明しましたが、「じゃあどんなことを決めればよいの?」と思われる方もいるのではないでしょうか。
そこでここからは、私が日々の業務を行う上で心掛けている・実践している「4つの工夫点」をご紹介します!

①机の上はいつもきれいに整理整頓


業務に取り組む時は、必ずその業務の資料だけを置き、他の資料は出さないようにしています。また、当社は社員が固定の席を持たず、仕事に応じて好きな席を選択できるオフィススタイル(フリーアドレス制度)を実施しているため、退勤時はパソコンも含めて机の上を毎日片付けています。

複数の資料が机の上にあり「今は何をしていたんだっけ?」「○○の資料が見つからない!」ということはありませんか?業務に合わせて必要な書類だけを出すことで、「今は○○の業務を行う時間」だと認識でき、頭の切り替えもスムーズに行うことが可能です。

 また、電話対応時や些細な連絡等のメモも、取り次ぎや確認を終えたら後回しにせず即処分し、溜め込まないようにしています。そうすることで処理済み・未処理のメモが混同することなく、未処理のものだけに専念することができます。

②やるべきことを書き出す


こちらも、①と同じように「今自分は何をしなければならないのか」と頭の中を整理することができます。
朝出勤してすぐにその日やることを書き出したり、夕方退勤前に翌日・翌週の予定をリストアップしたりすることで、すぐに業務に取り掛かることができます。
また、終わった業務から順に線やチェックを入れることで「自分はここまで終えることができた」と達成感も味わえます。
パソコンやスマートフォンアプリのメモやふせんでもいいですね。

③メールフォルダを分かりやすく分類する


私の場合、毎日のように、自分が携わっているプロジェクト・社内の情報共有・社外とのやりとり等で40~50件ほどのメールが届きます。
「○○さんからの出欠確認、期限はいつだっけ?」という時、1つの「受信箱」で管理すると、メールの山に埋もれてしまい、探すという生産性のない時間が発生してしまいます。

私はメールフォルダを分類し、プロジェクト単位で名前をつけて保管しています。更に、対応が必要なメールを一時保管する「未処理」フォルダや、依頼事項等を保管した「連絡・依頼メール」フォルダ等、内容でフォルダを分けることで、後で見返しやすいように分類分けしています。
こうすることで、知りたい情報をすぐに取り出せて、探す無駄を省くことができます。

④誰も見ていない所にこそ気を配る


例えば、コピー用紙や封筒・クリアファイル等の消耗備品など、いつの間にか在庫が減っている…ということはよくありますよね。補充は当番制の会社もあるかもしれませんが、当社では誰の業務でもありません。
しかし、誰もやらなければ切れたままになってしまいます。自分だけでなく、周囲の作業効率も上がるように、些細なことにも気を配る余裕を持つように心掛けています。

実際に効率アップした当社のルール4選

ここまでは、私自身が日々の業務を行う上で心掛けている・実践している「4つの工夫点をご紹介してきましたが、続いては「会社全体で実施しているルール」として、当社のルールを事例としてご紹介します。

①1日の終わりに業務報告を行う


前週のうちに翌週1週間の計画を立て、日々終業前に振り返っています。
 なんとなく「今日も1日終わったな」ではなく、その日自分は何をして、どのくらいその業務に時間を掛けたか、計画と実績の振り返りを行っています。
「目標とする作業時間」と「自分が作業した実績時間」を把握して、その差異を振り返ることで「こうしたら計画よりも短時間でできた!」「ここがうまくいかず時間が掛かったから、次はこうしよう」と効率アップのためのPDCAサイクル(Plan・Do・Check・Action)を回すことができます。

②社員全員でワーク・ライフ・バランスに取り組み中!

当社では、社員を「生産性の向上」・「属人化の排除」・「5S」・「テレワーク」の4チームに割り振り、それぞれ目標を持って全員がワーク・ライフ・バランス活動に取り組んでいます。
一部の社員だけではなく全員で取り組むことで、幅広い年代から様々な視点での意見が挙がります。社員が一丸となってよりよい会社となるよう、日々取り組んでいます。

③メールの件名は社内で統一ルールを設ける

私自身の工夫点③でも少し触れましたが、社内外を問わず、日々たくさんのメールが飛び交っています。
例えば、こちらのメールタイトルでは、①と②のどちらが分かりやすいでしょうか。

①「○○プロジェクトについて変更になりましたのでご確認ください」
②「<確認依頼>○○PJ△△変更について」

②の方が、何についてのメールで、何をして欲しいのかが簡潔で分かりやすいですよね。
上記のように、プロジェクトごとの略称、メールの概要(確認依頼・ご報告等)、簡単な内容で記載するというルールを定めています。

④社内共通サーバーで資料を共有する

例えば、「ちょっとあの資料を確認したいんだけれど…」「それはAさんが持っていますよ」といった場合、わざわざAさんに確認することは非常に手間ですよね。

当社には社内の共通サーバーがあり、全社員が資料を閲覧することができます。プロジェクトごとに分かれていたり、送付状等よく使う資料が分かれていたりするため、簡単に探すことができます。また、個人パソコンにはファイルを保有しないルールとなっており、プロジェクト等の情報共有・進捗の把握もすぐに行えます。

まとめ

私自身や会社で実践しているコツやルールをご紹介してきましたが、いかがでしたか?

ちょっとしたルールを定めることで、業務の効率が格段にアップできますので、まずは1つ、決まり事を決めてみませんか?

また、会社案内ページでは、当社の取り組みも紹介しています。
「詳しい取組内容が知りたい」という方は、ぜひお気軽にお問い合わせくださいワーク・ライフ・バランスの支援も実施しています。